‘Gewoon Fries praten’ bij Wetterskip Fryslân

Bij Wetterskip Fryslân wordt iedere dag gewerkt aan een veilig en leefbaar Friesland. Met de toenemende complexiteit van projecten was er behoefte aan het beheersbaar en voorspelbaar maken van projecten binnen het Wetterskip. Om dat te kunnen realiseren, gaven we eerder met Dutch Boosting Group al workshops over SE voor het Wetterskip en schreven we de 'SE Werkwijzer'. Nu zijn we betrokken bij de implementatie van SE binnen het Wetterskip. Een mooi project, volgens consultants Derk Voorintholt en Keimpe Oenema. Inhoudelijk én op menselijk niveau. “Ik kan hier gewoon Fries praten."

“Een ander interessant onderdeel van de implementatie bij het Wetterskip is het projectoverkoepelende klanteisenproces”, vervolgt Derk. “Het klanteisenproces is een belangrijk onderdeel van het SE-proces. Dat willen we standaardiseren voor onze klanten. Binnen het Wetterskip is dit ingewikkelder, omdat er (onder andere) drie belangrijke projecten nauw met elkaar samenhangen. Daarom willen we klanteisen in bepaalde situaties overkoepelend over de drie projecten meenemen en in andere situaties juist per project. Komt er een klanteis binnen, dan willen we op dat moment voor die specifieke eis bekijken hoe we deze meenemen: per project of overkoepelend. We hebben dit klanteisenproces dus moeten aanpassen naar de situatie zoals die bij het Wetterskip is; we maken één proces om deze complexiteit bij het Wetterskip te faciliteren. Dit laat mooi zien dat ons werk altijd maatwerk is; iedere opdracht is anders!”

Informatie vastleggen, bundelen en analyseren

“Voor de implementatie van SE binnen het Wetterskip maken we onder andere gebruik van Levvr”, vertelt Keimpe. “Levvr is een softwarebedrijf dat een no-code-platform aanbiedt waarmee je informatie binnen complexe projecten vast kunt leggen, deze aan elkaar kunt koppelen en samenhang kunt aanbrengen. Het is een tool om informatie vast te leggen en vormt daarmee één van de onderdelen van de SE-implementatie binnen het Wetterskip. Met Levvr kunnen we informatie slim bundelen, analyseren en conflicten blootleggen. Op dit moment zijn we bezig om Levvr voor het Wetterskip goed in te richten, zodat het aansluit bij de Werkwijzer, de wensen, behoeften en eisen vanuit het Wetterskip.” “Essentieel daarbij is dat de informatie die in Levvr komt, klopt,” zegt Derk. “Ik formuleer werkafspraken en ben dialoogpartner voor het Wetterskip: ik haal input op over hoe mensen willen werken met SE. Zodra ik die afspraken helder heb, kan Keimpe ze toepassen in Levvr. Welke informatie leggen we vast en hoe geven we deze een logische plek binnen de software? Dat is de belangrijkste vraag die ik stel. Voor alle verschillende rolhouders moet er logica zitten in de workflow.” “Net zoals je van links naar rechts leest, probeer ik de overzichten zo te maken dat ze het ‘van links naar rechts werken’ faciliteren,” zegt Keimpe. “Samen zorgen we ervoor dat er een werkwijze komt waar de mensen van het Wetterskip blij mee zijn.”

“Levvr is vrij nieuw in de markt”, vervolgt Keimpe. “En het biedt allerlei voordelen. Zo is het flexibel, vrij configureerbaar en is programmeerervaring géén vereiste (no-code). Mede hierdoor kunnen we de standaardomgeving Wetterskip-specifiek kunnen maken. Op die manier werkt het gebruiksvriendelijker. In Levvr staan allerlei soorten info, zoals de doelen van een project, de eisen aan het project en de stakeholders. Op de achtergrond draait een model dat al die info aan elkaar lust. Vervolgens kun je die informatie filteren op de informatie die voor jou relevant is. Stel dat je de vraag hebt welke eisen een bepaalde stakeholder heeft, dan zet Levvr dat voor je op een rij. Of: welke risico’s kleven er aan dit project? Of: welke eisen zijn er gesteld op het gebied van dijkbekleding? SE in het algemeen en Levvr in het bijzonder helpen op die manier bij het maken van goed onderbouwde en herleidbare keuzes.”

Lopende projecten

“De implementatie van SE en de inrichting van Levvr gebeurt op basis van lopende projecten”, vertelt Derk. “En dat is leuk, want het Wetterskip houdt zich bezig met hele toffe projecten. Zelf ben ik erg geïnteresseerd in watermanagement, dus het werk van het Wetterskip vind ik heel interessant. Ik begeleid processen en bekijk: waar zijn jullie mee bezig en wat doen jullie al aan SE? Hoe maken we bestaande informatie en keuzes expliciet en herleidbaar en hoe borgen we dat we het juiste doen? Vanuit de dagdagelijkse hectiek help ik de mensen van het Wetterskip wensen en eisen vast te leggen bij alles wat ze doen. Belangrijk daarbij is dat we borgen dat de werkwijze voor alle projecten steeds hetzelfde is. Om dat te kunnen doen, praat ik met allerlei rolhouders binnen het Wetterskip: van omgevingsmanagers tot technisch managers en vele anderen. Om SE te kunnen implementeren is het nodig dat zij straks allemaal op dezelfde manier naar processen kijken. Dat begint met het goed definiëren van termen: waar praten we precies over? En weten we zeker dat we over hetzelfde praten als we dezelfde term gebruiken? Alles dient expliciet gemaakt te worden. Ik kijk actief mee binnen projecten en stel kritische vragen. Ik ben er om het Wetterskip het systeemdenken bij te brengen; dat is namelijk écht een andere manier van denken. SE helpt om eerst de vraag áchter de vraag te achterhalen. Vervolgens helpt Levvr om de processen goed vast te leggen. Binnen projecten bestaan veel tegenstrijdige belangen. Zo kunnen aspecten als vergunbaarheid, maatschappelijke meerwaarde, duurzaamheid en waterveiligheid elkaar bijten. Keuzes moeten daarom héél goed afgewogen worden. Levvr helpt bij het identificeren van conflicten én bij het expliciet en herleidbaar maken van afwegingen.”

“Daarbij komen zo nu en dan grotere vragen aan het licht, waar je óók iets mee moet”, vervolgt Derk. “Hoe zit het bijvoorbeeld met de rollen? Wie mag waarover beslissen? Wie mag wat bewerken in Levvr? Dat moesten we steeds eerst goed uitkristalliseren, voordat we verder konden. Wat dat betreft kom je steeds nieuwe dingen tegen en is het heel dynamisch. En dat is leuk.”

Overal tegenaan bemoeien

Wat óók leuk is volgens Keimpe en Derk: “Dat we jong zijn maar wel mee mogen praten!” zegt Derk. “Ja, we bemoeien ons overal tegenaan! Bij de halfjaarlijkse evaluatie werd ons ook gezegd dat de verwachting is dat we ons ook ongevraagd bemoeien met zaken die de werkwijze aangaan, in het belang van een uniforme werkwijze.” zegt Keimpe met een lach. “Het implementeren van SE is ons doel, maar we groeien zelf óók sterk in andere vaardigheden. Bijvoorbeeld in gespreksvoering. Dan zitten we in gesprek en moet ik mezelf corrigeren omdat ik te snel een bepaalde conclusie heb getrokken, voordat ik daar de rest van het gezelschap in mee heb genomen. Bovendien is het gaaf dat we als 20’ers al betrokken zijn bij projecten die een grote maatschappelijke waarde hebben. De versterking van 47km aan Waddenzeedijk tussen Koehool en het Lauwersmeer en de dijk- en duinversterking op Schiermonnikoog bijvoorbeeld… het is tof om een bijdrage te leveren aan dat soort projecten.” “Het is mooi om te zien hoe de Wetterskippers zich inzetten om tot een zo duurzaam en toekomstbestendig mogelijke oplossing te komen” zegt Derk. “Wij ontwerpen een digitale omgeving én begeleiden bij Systems Engineering, een methode die onze opdrachtgever helpt om optimale oplossingen te realiseren. Dat is leuk!”

“Het is ook mooi om te zien hoe onze rol verandert door de tijd heen”, vervolgt Keimpe. “Eerst was ik vooral kolommen aan het configureren en aan het ophalen hoe de rolhouders ‘van links naar rechts’ willen werken. Op dit moment begeleid ik meer het leerproces rondom Levvr. Ik geef knoppentrainingen, maak screenshots en instructievideo’s, beantwoord vragen en verwerk suggesties en feedback van mensen. Binnenkort wordt er iemand binnen het Wetterskip opgeleid, zodat diegene Levvr ook kan configureren. En bovendien: als geboren Fries kan ik hier gewoon Fries praten. Dat verlaagt de drempel en schept een band. Skitterjend, toch?”