Systems Engineering op de grens van water en land

Gezamenlijke procesbeschrijving

De vraag die Wetterskip Fryslân bij Dutch Boosting Group neerlegde, was niet alleen om het waterschap de SE-methode bij te brengen, maar ook om gezamenlijk een procesbeschrijving te ontwikkelen voor de projecten van het Hoogwaterbeschermingsprogramma (HWBP). Hiervoor hebben we vanuit Dutch Boosting Group een aantal workshops gegeven.

“Interessant daaraan is dat Wetterskip Fryslân dit nadrukkelijk als een integrale werkwijze binnen de projectteams Primaire Keringen wil implementeren”, vertelt Derk Voorintholt, consultant bij Dutch Boosting Group. “De medewerkers die aan de workshops deelnamen, waren daarom afkomstig van diverse afdelingen.” Sietske Beuckens vult aan: “Nu richten we ons op de projectteams Primaire Keringen. In het vervolg trekken we dit wellicht ook verder door binnen onze organisatie naar andere Vakgroepen. Naast de projectteams hebben we daarom ook collega’s uitgenodigd voor de workshops die een directe relatie hebben met het proces. Bij het specificatieproces was dat bijvoorbeeld een collega van de afdeling Beheer. Zodat ook zij zich de SE-denk- en werkwijze eigen maken. En zodat ook zij begrijpen wat dit van hen vraagt in de verschillende projectfasen.”

Goed werkbaar document

We ontwikkelden de workshops voor de Vakgroep Primaire Keringen op basis van de SE-processen die binnen HEEL al gedefinieerd waren. HEEL is een initiatief van het HWBP om een overkoepelende uniforme SE-werkwijze voor de waterschappen te ontwikkelen. Aan de hand hiervan gaven we zeven workshops met de volgende onderwerpen: 1. het structureren van een project, 2. het klanteisenproces, 3. het specificatieproces, 4. het ontwerpproces, 5. het verificatie- en validatieproces, 6. contractmanagement en 7. de ondersteunende processen, waaronder onder andere risicomanagement en informatiemanagement. “Na het afronden van iedere workshop hebben we een procesbeschrijving uitgewerkt,” vertelt Derk Voorintholt. “Die beschrijving is vastgelegd in de ‘SE-Werkwijzer’. Dat hebben we gedaan op basis van uitkomst van de workshops, de ervaring die we hebben vanuit Dutch Boosting Group en een procesbeschrijving die er al lag vanuit HEEL. Hoewel de Werkwijzer een flink document is, waarin een complex proces beschreven is, hebben we dit bewust per stap handzaam gehouden. De Vakgroep Primaire Keringen van Wetterskip Fryslân moet er wel concreet mee aan de slag kunnen natuurlijk. Voor mij was dit een mooie uitdaging: ervoor zorgen dat de procesbeschrijving een goed werkbaar document zou worden. Er is veel afstemming voor nodig geweest met de opdrachtgever. Het is mooi om dit dan tot een goed einde te brengen.”

Binnen de workshops stond niet alleen de theorie, maar ook de praktijk centraal. “Bij Dutch Boosting Group combineren ze kennis en kunde met praktijkvoorbeelden, zodat de workshops niet alleen theoretisch, maar ook heel praktisch ingericht waren”, zegt Sietske Beuckens daarover. “We gingen op basis van de theorie in twee groepen ook écht aan het werk. Het was een mooie mix tussen theorie en praktijk, met voldoende interactie tussen workshopleider en deelnemers.”

Levendig en interactief

De expliciete werkwijze waar de SE-methodiek én Dutch Boosting Group voor staan, kwam volgens Sietske Beuckens goed tot uiting binnen dit project: “De consultants van Dutch Boosting Group hielden goed contact met ons als opdrachtgever, waarbij regelmatig werd gevraagd of de werkwijze voldeed aan onze behoeften. En waarbij we ook in het gesprek hierover konden bijsturen. Het was zeker geen eenrichtingsverkeer. Er was geregeld even contact tussen Derk of de workshopleider en ons als opdrachtgever. Daarbij werd bijvoorbeeld getoetst of de werkvormen die gebruikt werden, voor ons naar wens waren en voldeden. Op die manier bleven de workshops over het algemeen levendig en interactief.”

Die interactie sprak ook Derk Voorintholt aan: “Het was een hele leuke groep om mee samen te werken”, vertelt hij. “De deelnemers waren betrokken en actief. Er ontstonden ook waardevolle discussies, die soms diep op de inhoud ingingen: hoe structureer je zo’n project nu écht goed? Systeemdenken was voor de deelnemers een compleet andere manier van denken; het duurt uiteraard even voordat je je dat helemaal eigen hebt gemaakt. Daarom stelden zij zich regelmatig de vraag: wat is nu de handigste manier, en hoe werkt dat nu echt in de praktijk? De workshopleiders vanuit Dutch Boosting Group, Roelinca en Bart, zijn ervaren SE’ers. Ze hebben veel kennis én weten er leuke trainingen van te maken. Het heeft daarom ook mij verrijkt en verder gebracht!”

Vervolg-implementatie

Nu de workshops SE zijn afgerond en de SE-werkwijzer klaar is, wordt de volgende stap gezet: het stapsgewijs toewerken naar het bewust toepassen van SE. Ook hiervoor worden coaches van Dutch Boosting Group ingezet. Sietske Beuckens: “De ervaringen vanuit het voortraject en de wijze waarop Dutch Boosting Group haar visie presenteerde op de te zetten vervolgstappen paste goed bij ons eigen beeld. De SE-coaches zorgen voor advies en ondersteuning ‘op de werkvloer’, begeleiden in het gebruik van SE-tooling en adviseren over het borgen van de SE-werkwijze.”

Projecten beheersbaar en voorspelbaar maken

Maar welke meerwaarde biedt SE nu concreet voor de projectteams? Daarover is Sietske Beuckens duidelijk: “Het toepassen van SE mag natuurlijk nooit een doel op zich worden. Het is een hulpmiddel voor ons om complexe projecten beheersbaar en voorspelbaar te maken. Veel aspecten van SE pasten wij al wel toe in onze werkwijze, maar vaak niet bewust. Het zat nog niet in ons denkpatroon en was niet geborgd binnen de projecten. Het zat deels ‘in de hoofden van mensen’, of in losse documenten zonder onderlinge relaties. De doelstelling is dat we het bewust toepassen. Dat helpt ons onder andere om nog meer te denken vanuit de klant. Ook dát deden we al wel, maar dat doen we nu explicieter. SE helpt ons hierbij om nét even die extra verdiepende vragen te stellen en zaken expliciet vast te leggen, inclusief onderlinge relaties.”