Veel meer dan ‘eisenschrijvers’ - hoe we complexe projecten aanvliegen voor Schiphol

Al sinds 2014 werkt Dutch Boosting Group voor Schiphol. Wat begon met één groot project, groeide uit tot een samenwerking waarbinnen Schiphol ons steeds beter weet te vinden. “Het is ooit begonnen met een vraagstuk op het gebied van eisenmanagement voor het zogenaamde Project A-gebied”, vertelt Gijs Stigter, managing consultant bij Dutch Boosting Group. “Er werd toen een eisenbibliotheek ontwikkeld en wij hebben daarbij hands-on geholpen met het neerzetten en structureren daarvan. Het gevolg daarvan was dat we nog lang het imago van ‘die eisenschrijversclub’ hebben gehad. Terwijl we zó veel meer kunnen dan dat natuurlijk. Langzaam begonnen er meer projecten te rollen en zien wij als team van consultants die zich bezighouden met Schiphol kansen en mogelijkheden op het gebied van Systems Engineering. Die kansen proberen we via onze projecten zo goed mogelijk te benutten.”

Bottom-up implementatie

Op dit moment werken onze consultants op maar liefst zes projecten voor Schiphol. Binnen al die projecten wordt systeemdenken gebruikt om deze tot een goed resultaat te brengen. “Systems Engineering wordt inmiddels standaard toegepast binnen de projecten en er wordt nu gewerkt aan een organisatie-breed programma om het tot een volgend niveau te brengen”, vertelt Maurits ter Wal, consultant bij Dutch Boosting Group. “Maar naast deze top-down vorm van SE-implementatie, op organisatieniveau, kan implementatie ook bottom-up plaatsvinden, dus op projectniveau. Binnen onze eigen relatief kleine cirkel van invloed kunnen we SE op die manier per project implementeren.”

Het feit dat SE op zes verschillende projecten toegepast wordt voor Schiphol, betekent niet dat we binnen Dutch Boosting Group op eilandjes werken. Zo komen we regelmatig bij elkaar met het team van consultants dat werkt voor Schiphol. We delen best practices, templates, werkwijzen en er wordt volop samen gespard. “We zoeken heel bewust de samenwerking met elkaar”, vertelt Maurits hierover. “Door nauw samen te werken, zorgen we ervoor dat we één lijn trekken in de aanpak. En hoewel het heel verschillende projecten zijn, zijn er ook vele overeenkomsten te benoemen. Zo houden we ons voor alle projecten bezig met de bouwstenen van Systems Engineering: het specifiek maken van eisen, het valideren van behoeften van stakeholders en verifiëren of een project oplevert wat het zou moeten doen. We vragen advies aan elkaar en creëren ‘alignment’ tussen de verschillende projecten. Door veel te overleggen, houden we elkaar scherp, inspireren we elkaar met nieuwe ideeën en leveren we op die manier een duidelijke toegevoegde waarde voor Schiphol.”

Zes lopende projecten

Maar welke projecten lopen er dan zoal voor Schiphol? Op dit moment zijn dat er zes. Zo zijn we bezig met een project rondom een meerjarig onderhoudscontract voor Schiphol, waarbij we gevraagd zijn om mee te denken over hoe Schiphol slimmer om kan gaan met het afsluiten van een dergelijk contract met de verschillende partijen.

Ook hebben we op dit moment een opgave die te maken heeft met het heating- & coolingsysteem in Terminal 1 & 2, en de bijbehorende bijgebouwen. Het systeem wordt vervangen door duurzame warmte- en koudepompen. Voor deze terminals wordt ook een geheel nieuw noodstroom-systeem ontwikkeld. Voor deze twee projecten zijn we bezig met het specificeren van eisen en het opstellen van de juiste eisensets ten behoeve van alle stakeholders. Beide projecten doorlopen momenteel een verificatie- en validatieproces. In dit proces wordt gecontroleerd of de behoeftes van de stakeholders goed in de eisen en het ontwerp zijn vastgelegd. Onze consultants faciliteren en begeleiden dit hele proces.

Voor parkeergarage P3 loopt er daarnaast een opdracht om een set van eisen op te stellen rondom de uitbreiding van de huidige parkeercapaciteit. Verschillende eisen van de betrokken stakeholders dienen gebundeld te worden tot één eisenset voor de parkeergarage zelf.

Een vijfde opgave die er ligt, heeft te maken met nieuwe wet- en regelgeving die geldt voor het zogenaamde koeriersplein van Schiphol: een logistiek terrein naast Terminal 3. De herinrichting van dit laad/los/parkeerterrein raakt veel verschillende doelgroepen en stakeholders. Onze consultant Raoul vertegenwoordigde binnen dit project alle proceseigenaren vanuit Operations en fungeert als tussenpersoon.

En het zesde lopende project heeft te maken met assetmanagement voor de brandveiligheid op Schiphol. Aan welke eisen moet het terrein voldoen op dit gebied? Hiervoor is het nodig dat een structuur gemaakt wordt in de eisen, dat er tooling komt om met deze structuur te kunnen werken en dat er een systeem wordt ontwikkeld waarmee geverifieerd kan worden of projecten uitgevoerd zijn volgens de eisen.

“Binnen deze zes projecten implementeren wij Systems Engineering, voor elk project op zijn eigen manier”, vertelt Maurits. “Uiteraard hopen wij de scope van ons werk zo steeds wat verder te verbreden.” Gijs vult aan: “Doordat we als team nauw samenwerken, kunnen we de informatie die we binnen elk project vergaren bundelen en realiseren we één overkoepelende visie op SE binnen Schiphol. We kunnen constateren waar Schiphol nu staat als het gaat om SE én we kunnen aangeven waar men slagen kan behalen en hoe men hierop kan professionaliseren. Die informatie kan uiteraard van grote meerwaarde zijn voor de luchthaven.”

Impact maken

Top-down of bottom-up, Systems Engineering blijft een bewezen methode om voor complexe projecten het gewenste resultaat te realiseren. Bovendien maken we binnen onze eigen projecten al impact, al is dat nog op relatief kleine schaal. Daarnaast trainen en adviseren we binnen Schiphol de projectorganisatie en de stakeholders over SE-processen binnen onze projecten. Ook op die manier maken we een blijvende impact in de gehele organisatie. En dat is waar wij het voor doen!