Verandering als constante factor

“Ik kende Systems Engineering al toen ik nog voor een grote aannemer in Nederland werkte. Binnen de Nederlandse aannemerij is het inmiddels een gangbare werkwijze,” vertelt René Postulart. René werkt sinds 2017 bij TenneT, beheerder van het hoogspanningsnet in Nederland, als Program Director voor het 2GW Programma.

1.900 pdf-documenten
“Op een gegeven moment stuitte ik binnen een project van TenneT op wel 1.900 pdf-documenten met specificaties”, vertelt René. “Toen was de grote vraag: als er iets verandert in document 1.873, hoe ga je daar dan mee om? Dat zou natuurlijk erg onoverzichtelijk worden. Daarom zag ik dat alleen Systems Engineering de juiste aanpak zou zijn voor het 2GW programma om dergelijke problemen te voorkomen. En op die manier kwam ik bij Dutch Boosting Group terecht. Dat stuitte in het begin nog op best wat weerstand van onze collega’s. Zij vonden dat ze Systems Engineering al gebruikten als werkwijze. Maar dat bleek toch wat anders in elkaar te steken.”

“Ik weet nog goed dat ik de eerste keer een training gaf in Duitsland”, vertelt Bart. “Wij kwamen daar en het was precies zoals je het nu zegt: er waren medewerkers die vonden dat ze Systems Engineering al lang toepasten. Maar SE is zo veel meer dan alleen het digitaliseren van eisen. Het expliciet en traceerbaar werken met SE komt vaak samen met digitaliseren, maar het gedachtegoed en manier van denken is zoveel breder. En als ik dan vroeg waar een eis vandaan kwam, was het antwoord dat die engineers heus wel wisten wat hun collega’s van Grid Field Operations wilden en dat daarop de eis gebaseerd was. Dat kun je je nu niet meer voorstellen… We merken echt dat het nu veel beter gaat met bijvoorbeeld de verificatie van eisen, en dat TenneT daar ook nog steeds groeiende in is. We zijn bovendien echt sámen gegroeid de afgelopen vijf jaar.”

Houding en gedrag
“Gelukkig is er inderdaad veel ten goede veranderd”, vult René aan. “Maar er zijn ook nog steeds dingen die verder kunnen worden verbeterd” Bart: “Als ik terugkijk op de afgelopen vijf jaar, dan denk ik dat we ook mensen op het gebied van verandermanagement erbij hadden moeten halen. Ik kan heel veel inhoudelijke dingen vertellen over SE, maar de minder ‘harde’ kant van het verhaal, de houding en het gedrag van de mensen die met SE moeten gaan werken… daar zijn anderen in gespecialiseerd. Ik denk dat het goed is als we daar een volgende keer meer aandacht aan schenken.” René: “Ja, dat klopt. We zijn echt heel blij met jullie. Zonder jullie waren we niet zover gekomen, dat wil ik wel even gezegd hebben. Als we zaken willen verbeteren, dan zit het vooral hierin: hoe benaderen we de individuele medewerker? Hoe krijgen we hem of haar mee? Het is denk ik belangrijk dat we een cultuuromslag maken, en dat begint bij de mensen.”

Waren er in de vijf jaren van samenwerking momenten waar met minder enthousiasme op teruggekeken wordt? Alex: “Dat is dan vooral het verhaal van het opzetten van de projectbibliotheek, die database… daar hebben sommige van onze mensen letterlijk nachten- en weekendenlang aan gewerkt. Alles wat daar mis kon gaan, ging ook mis.” Bart: “Het is heel complex geweest om die eisenbibliotheek op te zetten. René, jij zei toen nog ‘gebruik toch gewoon overal het bestaande softwaresysteem, maar wat we hier gedaan hebben is volstrekt anders. Je wilde dit softwaresysteem gebruiken omdat dit bij ProRail en Rijkswaterstaat ook werkte. Maar ProRail en Rijkswaterstaat werken ook met een bibliotheek met een standaard set eisen. Een project neemt deze als startpunt over in de projectspecifieke database. Bij TenneT wilde Assetmanagement een bibliotheek die overkoepelend zou zijn aan de projecten, waarbij aanpassingen in de standaard continu kunnen worden overgenomen als wijziging in elk project binnen het 2GW programma. Als je kijkt naar Rijkswaterstaat, dan zie je bijvoorbeeld dat er niet zo’n live-connectie tussen de bibliotheek en de projecten bestaat. Achteraf bleek de database van TenneT niet het meest geschikte systeem om verschillende projectomgevingen (in vaktaal zeggen we ‘workspaces’) live te koppelen. Zelfs de ontwikkelaars zeiden ze: ‘Wat jullie hebben, dat kán helemaal niet. Het project moet leidend zijn.’ Maar wij hielden voet bij stuk: ‘Dit is hoe TenneT wil werken, het 2GW programma moet leidend zijn over de projecten heen, het systeem moet deze werkwijze ondersteunen.’ Toen moesten we op een andere manier aan de slag met de database. En dat heeft de nodige hoofdbrekens gekost! Maar op dit moment is het systeem hartstikke stabiel en de meeste discussies gaan nu over het integraal oppakken van extra functionaliteiten die toegevoegd moeten worden. Dat is nu de nieuwe uitdaging.”

Database vs. geprinte boekjes
“Maar er is ook een hoop wél goed gegaan”, zegt René. “Als ik kijk naar vijf jaar geleden is er veel veranderd. Alleen al de consistentie van specificaties in een database, dat is al goud waard, anders was het een rommeltje geworden, want dan gaat iedereen wijzigen in alle specificaties. Dat hadden we niet in de hand kunnen houden.” “Er is inderdaad veel ten goede gekeerd”, haakt Bart daarop in. “Eén van de mooie dingen vond ik een situatie waarin er eindelijk iets veranderde waar we lang over gediscussieerd hadden. We hadden de database, maar er waren ook nog steeds geprinte boekjes waar mensen mee werkten voor de projecten. Voor veel medewerkers van TenneT bleven die boekjes lange tijd leidend. En dat werkt natuurlijk niet als je over wilt stappen naar een database. Dus we hebben er best een tijdje over gedaan om dat om te draaien. Ik kan me nog een situatie herinneren waarin ik voor het eerst ontdekte dat daar verandering in kwam. De mensen binnen de projecten wilden heel graag nog de boekjes uitdraaien… maar toen was er een collega van Assetmanagement die daar tegenin ging en vrij stellig zei: ‘Ik heb dit toch in de database gezet. Ik gá dat boekje niet meer gebruiken.’ Toen wisten we: dit gaat goedkomen, haha!”

Alex: “Weet je wat het is? Die database moet goed zijn, die processen moeten goed beschreven worden, maar snapt iemand nou echt waarom hij dat doet? Je kan iemand het trucje leren dat-ie een eis beter moet formuleren, maar snapt hij dan ook waarom dat nodig was?” René: “Met SE vragen we andere dingen van mensen die heel veel extra energie van ze kosten. Omschrijven waarom je iets doet, kost veel meer moeite dan alleen omschrijven wat je doet. Zeker voor technisch specialisten is dat ingewikkeld, want die doen het nou eenmaal al jaren zo. Het werkt namelijk zo goed.”
Bart: “We weten wel dat als je SE eenmaal gaat toepassen, dat het kwartje dan vanzelf valt. Maar dat kost gewoon tijd. En daarvoor moet het misschien eerst ook een keer fout gaan. Maar dat hebben we ook altijd gezegd met elkaar: dit project zal niet meteen een SE-succes worden. Maar de tweede gaat al een stuk beter en bij de derde gaat het gebeuren.”

Vijf Tweede Maasvlaktes
“Als ik terugkijk, dan kan ik alleen maar de conclusie trekken dat we grote stappen hebben gezet”, zegt René. “Zo hebben we een paar jaar geleden een strategie bedacht en dat was: standaardiseren, projecten bundelen én met elkaar een deugdelijke interactie voeren met onze aannemers. We wilden langetermijn-overeenkomsten aangaan, waarbij de aannemers daar óók in investeren. Standaardiseren is alleraardigst gelukt, het combineren van projecten is beter gelukt dan ooit; hetzelfde projectteam doet nu drie keer zoveel projecten, dus de efficiency is zeker verhoogd. Inmiddels is SE behoorlijk goed in de organisatie ingebed. Binnen LPO is er nu inmiddels een flinke pool aan systems engineers aangenomen en opgeleid. En wat betreft de samenwerking: de contracten zitten nu echt goed in elkaar. De directie van TenneT is ook erg enthousiast trouwens… Weten jullie dat wij in 2029 projecten ter grootte van vijf Tweede Maasvlaktes opleveren? En het jaar daarna weer? En het jaar daarna nog een stuk of vier? Toen ik dit beeld schetste aan onze ministeriële opdrachtgever, was hij daar aangenaam verrast over! De Tweede Maasvlakte duurde 20 jaar om te bouwen, met vergunningen en al het gedoe eromheen. En moet je kijken wat we nu binnen korte tijd realiseren!”

“De Nederlandse, maar ook onze Duitse collega’s zijn inmiddels best een eindje met SE”, vervolgt René. “Mijn Duitse collega’s zijn heel goed; er zit veel ervaring, met name ook rond SE. Dat hebben we samen met jullie gedaan he! Daar hebben we met elkaar echt góéd aan gedaan. Die energie moeten we zien vast te houden!”

Gewoon mens zijn
Wat zijn, behalve de zakelijke samenwerking, de dingen die Dutch Boosting Group en TenneT met elkaar gemeen hebben? Alex: “Ik heb wel het idee dat onze bedrijfsculturen met elkaar matchen. Bij TenneT ben je gewoon mens, geen functie, het is een informele organisatie, net zoals wij dat met Dutch Boosting Group zijn. Bovendien zijn mensen binnen TenneT, net zoals binnen Dutch Boosting Group, niet bang om elkaar op verantwoordelijkheden aan te spreken. Ook dat is iets wat we delen en in elkaar herkennen. Bovendien zijn we allebei enorm gegroeid in de afgelopen vijf jaar. Voor ons is TenneT daarnaast een mooie omgeving om mensen onder onze vleugels mee te nemen. TenneT is dus niet alleen blij met ons, maar wij ook met jullie!”

En, om terug te komen op de vraag die de aanleiding is geweest voor de samenwerking: zijn de projecten nu saai en voorspelbaar geworden? René: “Nou… saai is het hier nooit haha!” Bart: “Nee! Eigenlijk is verandering binnen TenneT de constante factor. Maar het is in ieder geval stukken voorspelbaarder dan vijf jaar geleden. Er valt bovendien nog genoeg te verbeteren. Laten we daar samen voor gaan in de komende jaren!”