Wegwijs uit een wirwar van kelders

“Het begeleiden van subsidieregelingen is voor ons geen dagelijks werk”, vertelt Anne Louise van Zoelen, als consultant vanuit Dutch Boosting Group betrokken bij het project. “Maar in dit geval moest er niet alleen juridisch gezien een goede regeling komen. Het project zat in veel opzichten erg complex in elkaar. Daarom was het een project waarin wij als Dutch Boosting Group, ondanks dat we geen juridisch bureau zijn, toch een grote meerwaarde konden bieden.”

Van waterleiding tot verkeersveiligheid

“Het wervengebied is een wirwar van kelders”, vervolgt Anne Louise. “De infrastructuur, de aanwezigheid van kabels en leidingen, en het feit dat er openbare wegen over de kelders lopen: dat alles maakt de situatie ingewikkeld. Bovendien heb je te maken met verkeersveiligheid en het feit dat je niet ineens de hele binnenstad kunt afsluiten voor verkeer. En dan zijn er natuurlijk de eigenaren van de werfkelders. Dat kunnen particulieren zijn, horeca-ondernemers, bedrijven die er een opslagruimte hebben… In sommige gevallen konden we de eigenaar van zo’n kelder niet eens achterhalen! Voor de gemeente speelt vervolgens de vraag: in hoeverre dienen eigenaren zelf op te draaien voor de kosten van het onderhoud? In sommige gevallen zal de gemeente een deel van de kosten op zich nemen in de vorm van deze subsidie. Maar in andere gevallen kan het zijn dat mensen daar géén recht op hebben. Al met al was dit een grote puzzel om op te lossen, een heel complex speelveld. Daarbij moet je sensitief zijn voor alle omgevingsfactoren; je moet ze de juiste plek geven binnen het project.”

Vraag achter de vraag

“Het product dat we binnen dit project op moesten leveren, was inderdaad voor ons geen standaard werk”, vertelt Jan Quinten Gijsbertsen, eveneens als consultant vanuit Dutch Boosting Group betrokken bij dit project. “Maar het project paste perfect in ons straatje. Vanwege de vele omgevings- én andere factoren die er een rol spelen. We hebben hierbij veel gehad aan de principes waarop Systems Engineering (SE) gestoeld is. Zo zijn we begonnen met vragen stellen: waarom is deze regeling überhaupt nodig? Wat is de vraag achter de vraag? Wat hebben die eigenaren nodig om de werf te kunnen onderhouden en hoe kunnen we hem helpen? Zoals we elke SE-opdracht oppakken, door vragen te stellen en de situatie te doorgronden, kwamen we tot een beeld van de opdracht. We hebben hiervoor tien interviews afgenomen met verschillende stakeholders. Bovendien speelden er niet alleen omgevingsfactoren, maar ook vele technische aspecten. Zo was het soms moeilijk te achterhalen waarom een kelder in slechte staat was: lag het aan een boom met dikke wortels, een constructiefout die in de loop der jaren door iemand gemaakt was, de vrachtwagens die de laatste decennia over het bovengelegen wegdek denderden…? Het gaat om meer dan 950 kelders en iedere kelder bleek anders te zijn, dus het schrijven van een standaard subsidieregeling, waarin we alles zouden ondervangen, was vrijwel niet mogelijk.”

Uiteindelijk werd via een aantal ‘brown paper-sessies’, sessies waarbij we vanuit Dutch Boosting Group onpartijdig het gesprek aangingen, de vraagstelling helder gemaakt. In deze sessies schoven vanuit de gemeente en het projectteam verschillende mensen aan, met verschillende rollen, belangen en uitgangspunten. Van technisch manager tot omgevingsmanager, het subsidieloket van de gemeente en uiteraard een jurist. “Er kwamen tijdens deze sessies behoorlijk wat discussiepunten boven”, vertel Jan Quinten hierover. “Theorie en praktijk liepen bovendien vaak óók uit elkaar. Aan de hand van dilemma’s namen we het projectteam mee in het proces, om helder te krijgen wat er wel en niet onder de regeling zou moeten vallen.”

Complexe puzzel

“Het was héél erg puzzelen”, vult Anne Louise aan. “We zijn de regeling op een gegeven moment gaan toetsen aan de praktijk, en daarbij kwamen we voortdurend situaties tegen die niet binnen de regeling pasten. Onze kennis van SE kwam hierbij goed van pas. We konden hierdoor steeds achterhalen waarom iets wel of niet werkte. Doen we het juiste? Klopt dit nog met wat we eerder aan eisen hebben vastgesteld? Gelukkig konden we hierbij ook vertrouwen op elkaars kennis en expertise. Jan Quinten heeft een bouwkundige achtergrond, ik heb meer ervaring met omgevingsmanagement, juridische vraagstukken, bestuurskunde en erfgoed. Die combinatie was goed. Samen hadden we de slagkracht om de totale informatiestroom te doorgronden. Onze collega Gijs Stigter heeft veel ervaring met het creatief begeleiden van klantsessies, dus hij leidde de brown paper-sessies, terwijl onze collega Tom de Waal ingesprongen is om acties en besluiten die tijdens de sessies naar voren kwamen, te ordenen, vast te leggen en terug te koppelen.”

Aangezien de ontwikkelingen elkaar binnen dit project zeer snel opvolgden, was dat laatste al een hele klus. “Er gebeurde zó veel”, vertelt Tom de Waal. “Ik ben er trots op dat we het verschil hebben kunnen maken door het project te structureren, alle resultaten steeds helder te maken en dit goed terug te koppelen.” “Ik vind het mooi dat we bijgedragen hebben aan een subsidieregeling waar de mensen blij mee zijn”, vult Anne Louise aan. “Dat het iets is geworden waar ze nu écht mee uit de voeten kunnen.” “En dat terwijl dit niet per definitie in ons straatje leek te passen”, zegt Jan Quinten. “En het in redelijk korte tijd op papier moest komen. Onze rol ging op een gegeven moment zelfs een stap verder dan alleen het begeleiden van dit proces. Doordat meewerkten aan de regeling en ook één-op-één gesprekken voerden met de stakeholders, kregen we al snel het vertrouwen van de mensen die bij het project betrokken waren en werden we óók een verbindende factor. Dat vond ik heel bijzonder.”

Stadswandeling

“De stadswandeling die we hebben gemaakt om meer gevoel te krijgen bij de werven, is me bijzonder bijgebleven”, vult Tom aan. “Die wandeling hebben we op eigen initiatief gemaakt, zodat we dit stukje erfgoed beter op waarde zouden kunnen schatten. Het ging voor mij toen echt leven. Het is uniek dat Utrecht dit gebied heeft!” “We hebben bij de start van dit project echt wel eens getwijfeld”, geeft Anne Louise aan. “Er moet een juridisch stuk komen, kunnen wij dat wel? Schieten we niet tekort, hebben we daar niet méér juridische kennis voor nodig? Al vrij snel merkten we dat er zoveel meer bij kwam kijken. Bestuur, politiek, omgeving… En dát is waar wij goed in zijn: complexe projecten tot een goed einde brengen. Van stoel naar stoel ‘hoppen’ en al die belangen verankeren in één stuk. Ik vind het waanzinnig tof dat we dat voor elkaar gekregen hebben!”